Gérer l'argent d'un petit commerce : caisse, stock et salaire
Pourquoi séparer l’argent du commerce et celui de la famille ?
Quand tout est mélangé, on ne sait plus si le commerce gagne ou perd. Trois problèmes reviennent :
- Le stock diminue sans que la caisse grossisse, parce que de la marchandise ou de l’argent part pour la maison sans être noté.
- Vous ne pouvez plus prévoir vos achats de marchandises.
- Vous ne voyez pas les mois où le commerce vous coûte de l’argent.
Séparer ne demande aucun matériel : un cahier, deux enveloppes et un peu de discipline suffisent.
Comment tenir un cahier de caisse ?
Prenez un cahier réservé au commerce. Chaque jour, notez le solde de départ, toutes les entrées, toutes les sorties et le solde de fin. Le solde de fin est le solde de départ, plus les entrées, moins les sorties.
Voici une journée fictive :
| Ligne | Entrées | Sorties |
|---|---|---|
| Ventes en espèces | 45 000 F | 0 F |
| Ventes payées par téléphone | 25 000 F | 0 F |
| Achat de marchandises | 0 F | 30 000 F |
| Transport | 0 F | 2 000 F |
| Total du jour | 70 000 F | 32 000 F |
Il reste 38 000 F : 13 000 F en espèces et 25 000 F sur le compte du téléphone.
Comment calculer ce que le commerce gagne vraiment ?
Chaque semaine, calculez le bénéfice : les ventes, moins le prix d’achat des marchandises vendues, moins les charges comme le transport, l’électricité ou la recharge téléphonique.
| Ligne | Montant |
|---|---|
| Ventes de la semaine | 250 000 F |
| Prix d’achat des marchandises vendues | 160 000 F |
| Charges (transport, électricité, recharge) | 25 000 F |
| Bénéfice de la semaine | 65 000 F |
Le bénéfice n’est pas l’argent en caisse : cet argent sert aussi à racheter du stock.
Comment vous payer sans vider la caisse ?
Décidez d’un salaire fixe, inférieur au bénéfice. Prenez-le le même jour chaque semaine, en une seule fois, et notez-le dans le cahier comme une sortie. Dans l’exemple, un salaire de 40 000 F laisse 25 000 F pour renouveler le stock et constituer une réserve.
Si le commerce ne dégage pas assez, baissez votre salaire plutôt que d’entamer le stock. Ne piochez pas dans la caisse au fil de l’eau.
Comment séparer l’argent avec le paiement par téléphone ?
Si vos clients vous paient par téléphone, l’argent arrive sur le compte, pas dans le tiroir. Gardez une règle simple : les paiements reçus sont l’argent du commerce, et vos dépenses personnelles se paient avec votre salaire.
- Attendez la notification du paiement avant de remettre la marchandise.
- Gardez le SMS ou la notification de chaque paiement : ils prouvent la vente.
- Notez les ventes par téléphone dans une colonne à part du cahier.
- Déposez vos espèces en trop chez un agent : chez SAMA Money, le dépôt est gratuit.
Pour savoir quel compte convient à votre activité, personnel ou marchand, demandez au service client. Le guide « Encaisser par mobile money en boutique avec SAMA Money : le guide » explique comment devenir marchand.
Comment faire le point chaque soir ?
- Comptez les espèces de la caisse.
- Comparez-les avec le solde de votre cahier.
- Comparez les paiements par téléphone du cahier avec les notifications reçues ou l’historique de votre compte.
- Notez chaque écart et cherchez sa cause le jour même, tant que les souvenirs sont frais.
Le guide « Dix conseils pour vendre plus avec le paiement mobile en boutique » détaille ce rapprochement.
Quelles erreurs fréquentes éviter ?
- Prendre de la marchandise pour la maison sans la noter.
- Oublier les clients qui paient plus tard : notez-les dans un cahier à part, avec une limite par client.
- Ne pas compter ses propres frais : transport, électricité, recharge.
- Garder trop d’espèces en boutique en fin de journée.
- Se laisser tenter par une promesse de gain rapide pour relancer le commerce : le « double argent » est une arnaque.
Questions fréquentes
Dois-je payer mes dépenses personnelles avec l’argent du commerce ?
Non, sauf par le salaire que vous avez fixé et noté. C’est la seule façon de savoir si le commerce gagne vraiment de l’argent.
Quel montant garder en caisse ?
Assez pour rendre la monnaie et acheter le stock du lendemain. Le reste est moins exposé au vol sur votre compte, où le dépôt d’espèces chez un agent est gratuit.
Le paiement par téléphone remplace-t-il le cahier de caisse ?
Non. L’historique du compte montre les paiements reçus, mais seul le cahier donne l’image complète : espèces, achats, charges et salaire.
Que faire si un client dit avoir payé et que je ne vois rien ?
Ne remettez pas la marchandise avant d’avoir la notification de paiement chez vous, puis contactez le service client : il vérifie l’état du paiement.
Pour aller plus loin
- « Dix conseils pour vendre plus avec le paiement mobile en boutique » : rapprocher caisse et paiements.
- « Encaisser par mobile money en boutique avec SAMA Money : le guide » : devenir marchand.
- « Le QR code de paiement expliqué : scanner, payer, se protéger » : le geste de vos clients.
- « Construire un budget mensuel au Mali : méthode en cinq étapes » : le budget de la famille.
- « Mettre de l’argent de côté pour un objectif : méthode en cinq étapes » : financer un projet pour le commerce.
- « Payer un marchand par QR code ou par code marchand » : le parcours du client.
- « Litige avec un marchand » : les règles en cas de désaccord.
- « Ce qui est gratuit chez SAMA Money » : ce que vos clients ne paient pas.
- « Arnaques au mobile money au Mali : les reconnaître et les éviter » : protéger votre compte.
Article de SAMA Académie, rédigé par SAMA Money. Les frais et plafonds indiqués sont ceux de la grille en vigueur : voir les tarifs.